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Politique sur l’utilisation du courriel - Éléments d’une politique

Une politique sur l’utilisation du courriel est un ensemble d’énoncés indiquant ce qui est permis et ce qui est interdit de faire lorsqu’on utilise les services de courriel offerts par le truchement des installations de l’organisme. Une telle politique comporte les éléments qui suivent.

Expliquer les principes de fonctionnement et les risques associés à l’utilisation du service de courriel;

EXEMPLE : Le courriel permet à une personne de communiquer électroniquement avec une autre, ou bien avec un groupe ou la communication peut se faire de groupe à groupe. Il présente les avantages et les risques associés à la fois aux conversations par téléphone et à la correspondance par lettre ou carte postale.

Malgré sa facilité d’utilisation, une attention toute particulière doit être portée à la rédaction des messages. Il faut aussi avoir à l’esprit que ces messages peuvent connaître une large diffusion. Le message de courriel est un écrit qui engage la personne qui l’expédie. Le message électronique peut être reconnu comme preuve valable pour établir un fait ou un acte juridique.

Le courriel peut donner lieu à la transmission d’information causant des préjudices à des personnes. Par imprudence, on peut révéler des éléments de la vie privée d’une personne, des propos peuvent porter atteinte à la réputation, des fichiers peuvent comporter l’usage non autorisé de l’image d’une personne. L’outil peut parfois être utilisé pour la harceler ou menacer. En multipliant l’envoi de messages non sollicité, on peut faire du pourriel.

Expliquer les finalités permises et les usages prohibés;

EXEMPLE : Les services de courriel doivent être utilisés uniquement pour les fins suivantes : (--------décrire les finalités acceptées ou tolérées, par exemple, transmettre des messages à une ou plusieurs personnes, recevoir des messages, transmettre des fichiers-----------).

Il faut éviter de révéler des informations sur des tiers, en particulier, il faut être prudent lorsqu’on réachemine un message reçu d’une autre personne. Il est toujours prudent de réviser un message avant de le réexpédier.

Il est interdit de transmettre du matériel haineux, pornographique ou harcelant ou à l’égard duquel on ne détient pas les droits d’auteur.

Informer l’utilisateur des politiques de surveillance du courriel;

EXEMPLE : Nous considérons qu’en principe, le courriel constitue un environnement de correspondance privée. Mais lorsque nous sommes informés d’incidents ou de comportements et d’usages inappropriés contraires aux lois ou aux règles d’utilisation, nous mettons en place des mesures de surveillance ciblées afin d’assurer le respect des politiques.

Préciser que chaque utilisateur peut être tenu responsable de son utilisation de l’Internet, et du courriel. Expliciter ce qu’est une utilisation acceptable et ce qui ne l’est pas;

EXEMPLE : Sur Internet, l’utilisateur dispose d’une grande maîtrise de ce qui lui est transmis ou de ce qu’il transmet. Personne n’est en mesure de l’empêcher de recevoir ou de diffuser de l’information s’il a vraiment envie de recevoir ou diffuser. En revanche, l’individu est le premier responsable de ce qu’il reçoit ou de ce qu’il transmet sur Internet.

En dépit de la grande liberté que le réseau Internet laisse aux personnes, il existe dans tous les pays des lois délimitant ce qui peut ou non être transmis, reçu ou possédé par les personnes. Chaque utilisateur a l’obligation de respecter ces lois. Sinon, de lourdes sanctions peuvent lui être imposées.

Rappeler les principes de respect des droits des personnes;

Le droit à la vie privée

EXEMPLE :

- Toute personne a droit au respect de sa vie privée. Il est ainsi interdit de porter atteinte à la vie privée d’une personne.

Par exemple, on ne doit pas révéler des éléments de l’intimité d’une personne comme sa vie personnelle et familiale (ex : vie sentimentale ou sexuelle, son état de santé, sa vie familiale, son domicile, ses opinions politiques, religieuses ou philosophiques, son orientation sexuelle, son anatomie, son intimité corporelle...)

- Intercepter ou utiliser volontairement une communication privée constitue une atteinte à la vie privée.

Par exemple, réacheminer un courriel qui nous est destiné à d’autres personnes sans l’autorisation de l’expéditeur.

Le droit à la réputation des personnes

EXEMPLE : Toute personne a droit au respect de sa réputation. Il est ainsi interdit de porter atteinte à la réputation d’une personne, en l’exposant à la haine ou au mépris et en lui faisant perdre l’estime ou la confiance des autres à son égard.

Par exemple, affirmer ou insinuer des faits sur une personne d’une façon négligente ou téméraire, sans avoir d’abord vérifié la véracité des propos. Ou encore, s’agissant de faits véridiques, les rappeler sans motif légitime dans le seul but de nuire, ridiculiser, humilier, injurier ou insulter une personne.

Le droit à l’image des personnes

EXEMPLE : Il est interdit de capter ou de diffuser l’image ou la voix d’une personne lorsqu’elle se trouve dans un lieu privé sans son consentement. Lorsque la personne se trouve dans un lieu public, il est conseillé fortement d’obtenir son consentement à la diffusion, surtout s’il est possible de l’identifier.

Par exemple, envoyer, via une liste de diffusion, une photo d’une personne sans son autorisation, diffuser la photo d’une personne sur un site web sans son autorisation, diffuser sur Internet une vidéoconférence sans l’autorisation des participants...

Préciser la ligne de conduite à tenir à l’égard du harcèlement;

EXEMPLE : Il est interdit de harceler une personne. Le harcèlement désigne des attaques incessantes ou des intrusions non justifiées envers une personne.

Ainsi, envoyer à une personne, et ce, d’une façon répétée des messages de courrier électronique de nature discriminatoire fondés sur la race, la couleur, le sexe, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap; envoyer d’une façon répétée un même message ou ayant une teneur similaire (ex : à contenu sexuel, racial ou commercial) à une personne alors que celle-ci démontre un désintérêt ou ne consent pas à la réception des messages.

Harcèlement des enfants : RÉSEAU ÉDUCATION-MÉDIAS, «Prédateurs sexuels sur Internet»,
<http://www.reseau-medias.ca/ francais/ ressources/ projets_speciaux/ toile_ressources/ predateurs_sexuels_net.cfm>

Rappeler les principes de respect des lois d’ordre public;

Il s’agit ici d’expliquer que des lois existent afin de prévenir des conflits ou des comportements qui sont considérés comme contraires aux valeurs de notre société. Il en est ainsi pour les informations à caractère pornographique, la propagande raciste et l’incitation à la haine.

Propagande haineuse

EXEMPLE : Il est interdit de tenir des propos qui constituent de la propagande haineuse. La propagande est une action exercée sur l’opinion pour l’amener à adopter certaines idées politiques, sociales ou autres; elle sera dite haineuse lorsqu’elle vise à créer une aversion profonde contre certains groupes de personnes.

Par exemple, préconiser l’extermination des membres d’un groupe à cause de leur couleur, de leur race, de leur religion, de leur origine ethnique ou de leur orientation sexuelle; communiquer publiquement des déclarations (par des mots, parlés, écrits ou enregistrés, des gestes ou des signes) qui incitent à la haine contre un groupe se différenciant par sa couleur, sa race, sa religion, son origine ethnique ou son orientation sexuelle et qui sont susceptibles d’entraîner une violation de la paix; communiquer des propos, autrement que dans une conversation privée, qui encouragent ou essaient de convaincre les gens de haïr un groupe identifiable par la couleur, la race, la religion, l’origine ethnique ou l’orientation sexuelle.

La propagande haineuse diffère des propos exprimant des opinions légitimes à l’égard de groupes, de religions ou d’entités.

Matériel obscène

EXEMPLE : Le matériel obscène, c’est-à-dire le matériel qui exploite les choses sexuelles de façon dégradante ou déshumanisante, n’est pas toléré dans notre société. Ce matériel doit être proscrit, et ce, même en l’absence de cruauté et de violence.

Pornographie juvénile

EXEMPLE : La pornographie juvénile s’entend de représentations graphiques, photographiques, filmées, vidéos ou autres, réalisées ou non par des moyens mécaniques ou électroniques de mineurs se livrant à des activités explicitement sexuelles.

L’utilisation d’Internet pour communiquer avec un enfant dans le but de commettre une infraction sexuelle contre cet enfant ainsi que de transmettre, de rendre accessible, d’exporter de la pornographie juvénile ou d’y accéder constituent des infractions. La loi permet aux tribunaux d’ordonner la suppression de la pornographie juvénile affichée sur un ordinateur canadien et permet la confiscation de matériels ou d’équipements utilisés pour commettre une infraction.

Expliquer comment le droit d’auteur s’applique aux informations trouvées sur l’Internet;

EXEMPLE : La plupart des textes, images, dessins, sons, œuvres musicales que l’on trouve sur Internet sont protégés par le droit d’auteur.

Le droit d’auteur est le droit exclusif de décider de diffuser, de reproduire ou autrement communiquer une oeuvre au public, de la publier, de l’adapter, de la traduire.

Sauf lorsque cela est explicitement mentionné, on ne doit jamais prendre pour acquis que l’on peut copier, reproduire et diffuser quelque contenu que ce soit qui se trouve sur Internet. Il faut, en général, demander l’autorisation pour reproduire et diffuser une oeuvre, par exemple, sur une page web ou dans une liste publique de discussion.

Préciser les conséquences d’un comportement indésirable;

EXEMPLE : Un comportement contraire aux présentes règles peut mener à des sanctions allant de la réprimande à la suspension des droits d’accès aux réseaux de l’organisme. Dans les cas jugés particulièrement graves, cela peut mener à l’exclusion.

Expliquer que l’usager peut faire des rencontres offensantes ou être confronté à d’autres comportements inappropriés;

EXEMPLE : Internet est un réseau s’étendant à la grandeur de la planète. Il est possible d’y trouver des informations qui ne correspondent pas nécessairement aux valeurs de notre société ou qui sont tout à fait contraires aux lois qui s’appliquent ici.

Des internautes peuvent se servir du réseau pour commettre des gestes déplacés envers des personnes ou tenter de tromper des personnes de bonne foi.

C’est pourquoi chaque usager doit avoir un comportement responsable sur le réseau et s’abstenir de participer à ce qui le rend inconfortable ou qui est contraire aux lois ou aux valeurs reconnues dans nos sociétés.

Expliquer la procédure à suivre si du matériel inapproprié est trouvé;

EXEMPLE : S’il vous arrive de trouver des textes, des sons ou des images qui semblent contrevenir aux lois, il faut noter l’URL concerné et en informer l’administrateur du réseau.

Insister sur le fait que l’usager ne devrait pas diffuser de renseignements personnels et que son mot de passe ne devrait jamais être donné à d’autres;

EXEMPLE : Lorsqu’un renseignement est diffusé sur Internet, il est en principe accessible à tous ceux qui accèdent au réseau. De puissants moteurs de recherche permettent de retrouver les pages comportant un mot, une image, une expression. Les informations peuvent être archivées par d’autres entités que celles qui sont responsables du site ou du service et persister indéfiniment sur le réseau. C’est pourquoi la diffusion de renseignements personnels comporte des risques significatifs.

Il est recommandé de ne diffuser sur vous-mêmes que les renseignements à caractère public que vous êtes prêts à voir circuler en toutes circonstances.

Le mot de passe est comme une clé d’une maison ou d’un coffre-fort. S’il est connu d’autres personnes, ces dernières peuvent l’utiliser et faire à votre place ce qui vous est réservé ou accéder à des informations qui vous sont exclusives ou pouvant avoir une grande importance.