Mettre en place une politique sur l’utilisation du courriel
Pour répondre aux besoins d’information des usagers d’un service de courriel, on peut avoir à mettre en place une politique sur l’utilisation du courriel ou compléter la politique générale de l’Internet en y intégrant des dispositions spécifiques concernant les préoccupations soulevées par le courriel.
Une politique sur l’utilisation du courriel est un ensemble d’énoncés indiquant ce qui est permis et ce qui est interdit de faire lorsqu’on utilise les services de courriel offerts par le truchement des installations de l’organisme. Elle doit contenir les éléments suivants qui sont explicités à Politique sur l’utilisation du courriel-Éléments d’une politique.
- Expliquer les principes de fonctionnement et les risques associés à l’utilisation du service de courriel;
- Expliquer les finalités permises et les usages prohibés;
- Informer l’utilisateur des politiques de surveillance du courriel;
- Préciser que chaque utilisateur peut être tenu responsable de son utilisation de l’Internet, et du courriel. Expliciter ce qu’est une utilisation acceptable et ce qui ne l’est pas;
- Rappeler les principes de respect des droits des personnes;
- Le droit à la vie privée
- Le droit à la réputation des personnes
- Le droit à l’image des personnes
- Préciser la ligne de conduite à tenir à l’égard du harcèlement;
- Rappeler les principes de respect des lois d’ordre public;
- Propagande haineuse
- Pornographie
- Pornographie juvénile
- Expliquer comment le droit d’auteur s’applique aux informations trouvées sur l’Internet;
- Préciser les conséquences d’un comportement indésirable;
- Expliquer que l’usager peut faire des rencontres offensantes ou être confronté à d’autres comportements inappropriés;
- Expliquer la procédure à suivre si du matériel inapproprié est trouvé;
- Insister sur le fait que l’usager ne devrait pas diffuser de renseignements personnels et que son mot de passe ne devrait jamais être donné à d’autres;
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Se doter d’une politique de protection de la vie privée
Lorsqu’on fournit un service de courriel, il faut porter à la connaissance des usagers les pratiques et politiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels via une politique de protection de la vie privée.
Une politique de protection de la vie privée pour un service de courriel peut être formulée sous la forme de questions et de réponses à la manière d’une foire aux questions. (Voir Politique de protection de la vie privée sous forme de questions / réponses – Les questions à couvrir).
Elle doit naturellement être conforme à la législation sur la protection des renseignements personnels (Voir Politique de protection de la vie privée – Conformité à la législation québécoise)
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Nétiquette du courriel
Pour les usagers, il peut être nécessaire de prévoir des mises en garde et des conseils. Dans les échanges par courriel, ces mises en garde prennent la forme de la nétiquette. La nétiquette, c’est la bienséance du net. On y trouve les règles de conduite ou de savoir-vivre généralement acceptées par la communauté des internautes. Plusieurs règles de nétiquette ont été développées à partir des usages en matière de courriel. Par exemple :
- être poli et responsable lors de l’utilisation du courrier;
- ne pas utiliser un langage vulgaire, diffamatoire ou faire du harcèlement ou des propos à connotation raciale ou ethnique;
- respecter la vie privée des autres utilisateurs. Ne pas induire les autres en erreur quant à son identité (la mascarade);
- ne pas envoyer du matériel obscène sur le réseau;
- respecter la propriété des autres et ne pas essayer d’accéder frauduleusement aux fichiers des autres utilisateurs;
- ne pas tenter d’endommager son ordinateur ou le réseau d’aucune façon;
- ne pas divulguer son nom, adresse ou numéro de téléphone. Éviter de communiquer des renseignements personnels sur des tiers ou sur eux-mêmes, sans d’abord s’être assurés de l’identité de leur interlocuteur et en cas de doute, ne pas s’identifier…
Selon le public visé par l’activité via le courriel, on pourra diriger les usagers vers une version simplifiée ou détaillée de la nétiquette.
Des conseils et mises en garde à l’intention des utilisateurs
On pourra trouver opportun, compte tenu du milieu concerné, de proposer des conseils sur ce qu’il convient de faire et ce qu’il convient d’éviter lorsqu’on fait usage du courriel.
Conseils et bienséance du courriel et sur la protection des renseignements personnels
La Commission d’accès à l’information a élaboré des règles pour la navigation sécuritaire sur Internet incluant l’utilisation du courriel (Voir Inforoute, zone scolaire, http://www.cai.gouv.qc.ca/fra/biblio_fr/inf_prim_fr.htm).
Conseils sur l’usage du courriel en respect des droits d’auteur
EXEMPLE : Il faut, en général, demander l’autorisation du détenteur des droits d’auteur pour reproduire et transmettre une oeuvre par courriel et ce, dès lors que l’œuvre sort du cercle privé.
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Vérifier la véracité d’un courriel et éviter de cliquer sur des liens qu’il peut contenir
Il est toujours préférable, en particulier pour ne pas être victime d’hameçonnage, d’écrire nous-mêmes l’adresse du site Web qui nous intéresse dans la barre d’adresse. Il faut donc éviter de cliquer sur des hyperliens ou encore de les copier dans la barre d’adresse. En effet, il est facile de falsifier une adresse dans un courriel pour faire en sorte que le lien mène plutôt vers un faux site. Les logiciels récents pour envoyer et recevoir des courriels peuvent par contre être munis d’un détecteur de faux courriels. Si un courriel d’hameçonnage est envoyé, le logiciel peut afficher une mise en garde.
Il faut également garder à l’esprit que si une institution bancaire veut nous contacter, elle le fera habituellement d’une autre façon que par un courriel. Il importe, pour s’en assurer, de vérifier la politique de l’institution concernant les courriels. En cas de doute, il est toujours possible d’appeler la compagnie en question.
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